Tugas 1 Manajemen Sumber Daya Manusia "Analisis dan Desain Jabatan"

 

Analisis dan Desain Jabatan

 

Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Dosen  : Sariyati, SE., MM

 

Disusun oleh:

Nama        : Dwi Kori Melati

NPM         : 22218097

Kelas         : 4EB09

 

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2021

KATA PENGANTAR

 

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “ANALISIS DAN DESAIN JABATAN” tepat pada waktunya.

Makalah ini berisi uraian mengenai Analisis dan Desain Jabatan  mulai dari pengertian desain jabatan, elemen - elemen desain pekerjaan, trade-off  keperilakuan dan efisiensi, analisis pekerjaan, analisis jabatan, arti penting analisis jabatan, tujuan analisis pekerjaan, langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan, jenis analisis pekerjaan, sifat dari analisis jabatan, metode mengumpulkan informasi analisis jabatan, melakukan job classification dan the Politics of reclassification. Tak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu selaku Dosen kami dalam pembelajaran mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia, dan juga kepada teman-teman yang telah memberikan dukungan kepada kami dalam menyelesaikan makalah ini.

Harapan terdalam kami, semoga penyusunan makalah ini bisa bermanfaat bagi kita semua serta menjadi tambahan informasi mengenai “ANALISIS DAN DESAIN JABATAN” bagi para pembaca.

Kami meyadari jika dalam menyusun makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, dengan hati yang terbuka kritik serta saran yang konstruktif guna kesempurnaan tugas makalah ini. Demikian makalah ini kami susun, apabila ada kata-kata yang kurang berkenan dan banyak terdapat kekurangan, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya. Semoga bermanfaat. Terimakasih.

 

 

Jakarta, 8 Oktober 2021

 

 

                    Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1  Latar Belakang Masalah

 

Pada era perkembangan globalisasi seperti saat ini, peran Sumber Daya Manusia yang berkualitas sangat di butuhkan oleh dunia kerja. Strategi dalam kebutuhan dunia kerja yang merupakan suatu hal yang harus dimiliki oleh setiap kelompok, organisasi, lembaga atau perusahaan dan telah menjadi syarat untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal. Maka dari itu setiap pekerjaan dan kegiatan yang akan dilaksanakan perlu memahami konsep manajemen dalam pengelolaan sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia atau Human Resource Management, mencakup berbagai arah manajemen yang dibutuhkan di dunia industry atau dunia pendidikan. Dan untuk memahami manajemen sumber daya manusia yang meliputi, manajemen tenaga kerja, personil, karyawan, pegawai atau anggota shingga dapat lebih dengan mudah untuk mengidentifikasi sumber dari mana personil itu diperoleh, menentukan atau menghitung berapa yang dibutuhkan, merencanakan dan menganalisis pemenuhan kebutuhan sampai pada bagaimana mengevaluasi hasil kerja. Sebagai contoh perusahaan yang masih fokus bersaing harga, maka akan cenderung pada sentralisasi sehingga banyak pekerja dengan gaji rendah. Sebaliknya perusahaan yang sudah fokus diferensiasi produk, maka akan cenderung pada desentralisasi sehingga banyak pekerja dengan gaji yangtinggi dan kemampuan yang tinggi pula. Semua ini tergantung pada tujuan perusahaan.Satu hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan sumber daya manusia terutama yang berkaitan dengan kualitas hasil kerja maka yang pertama-tama harus diketahui terlebih dahulu olehorganisasi itu adalah mengenali dan memahami tujuan struktur fungsi, tugas dan pekerjaan apa saja yangyang ada pada organisasi tersebut maka dari itu dalam sub topik pada bab ini akan dibahas tentangdesain dan analisis pekerjaan.

 

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan pengertian desain jabatan, elemen-elemen desain pekerjaan, trade-off  keperilakuan dan efisiensi, analisis pekerjaan, analisis jabatan, arti penting analisis jabatan, tujuan analisis pekerjaan, langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan, jenis analisis pekerjaan, sifat dari analisis jabatan, metode mengumpulkan informasi analisis jabatan, melakukan job classification dan the Politics of reclassification.

 

1.3      Tujuan Penulisan

Berdasarkan permasalahan diatas, maka dapat diidentifikasi teori terkait dengan pengertian desain jabatan, elemen-elemen desain pekerjaan, trade off  keperilakuan dan efisiensi, analisis pekerjaan, analisis jabatan, arti penting analisis jabatan, tujuan analisis pekerjaan, langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan, jenis analisis pekerjaan, sifat dari analisis jabatan, metode mengumpulkan informasi analisis jabatan, melakukan Job Classification dan The Politics of Reclassification. 

BAB II

PEMBAHASAN

 

2.1  Pengertian Desain Jabatan

 

Simamora (2004:116) mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.

 

2.2  Elemen-Elemen Desain Jabatan

Menurut Handoko (2001:33) elemen-elemen desain pekerjaan, yaitu:

a.    Elemen-elemen organisasional

Elemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.

Para ahli mencurahkan riset mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja berulang-ulang sampai batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.

Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko (2001:35):

1.    Pendekatan Mekanistik

Pendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.

2.    Aliran kerja

Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

3.    Praktek-praktek kerja

Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.

 

b.    Elemen-elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat. 

 

c.    Elemen-elemen keperilakuan

Menurut Handoko (2001:36) elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain pekerjaan, yaitu:

1.    Otonomi

Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

2.    Variasi

Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.

3.    Indentitas Tugas

Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.

4.    Umpan balik

Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

 

2.3  Trade - Off  Keperilakuan dan Efisiensi

Pengertian efesiansi yaitu perbandingan antara keluaran dengan pemasukan, unsur unsur efesiensiakan membentuk spesialisasi yang tinggi , mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomidan unsur-unsur kontradiktif lainnya.

1.    Produktivitas vs Spesialisasi

Tambahan spesialisasi akan menaikan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugasyang terus menerus. Output dapat di tingkatkan dengan mengarungi spesialisasi pekerjaan.

2.    Kepuasan Kerja vs Spesialisasi

   Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu melakukannya kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi , variasi dan identitas tugas.

3.    Proses Belajar vs Spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisai lebih mudah di pelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar.pekerjaan yang tidak terspesoialisasi memerlukan waktu lama untuk di pelajari. Perputaran karyawan  versus spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat di pelajari tapi biasanya kepuasan yang di peroleh lebih rendah , kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga kerja tinggi (turn over manpower).

4.    Perputaran Karyawan vs Speasialisasi

Walaupun pekerjaan yang terspesialisasi mudah dipelajari, peringkat terbawah kepuasan biasanya diasosiasikan oleh mereka dapat dipimpin sampai tingkat turnover tertinggi.

 

2.4  Pengertian Analisis Pekerjaan

Yang dimaksud dengan analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

 

2.5  Arti Penting Analisis Jabatan

Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).

Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat. Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu:

1.    Mengumpulkan informasi,

2.    Menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan

3.    Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.

Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja penyusunan kompetensi, pelatihan).

Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut:

a. What: menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.

b.  How: terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara atau prosedur pelaksanaan tugas.

c. Why: menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan. 

d. Skill involved: kecakapan atau kepandaian atau ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan atau tugas-tugas tersebut.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi:

1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya

2.   Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3.  Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.

6.  Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

 

2.6  Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan:

1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

2.  Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas atau pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

3.  Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4.  Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri (attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

6.   Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan (transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

7.     Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

9.   Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. 

 

2.7  Langkah-Langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:

1. Menentukan pengguna hasil informasi analisis pekerjaan, artinya penganalisis harus tau, informasi ini nantinya untuk siapa. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang dikumpulkan dan metode pengumpulan datanya.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi. Hal ini seperti data bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis.Tujuannya untuk menghemat biaya dan effisiensi waktu.
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, mengadakan analisis pekerjaan secara actual menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja dan sebagainya.
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi tersebut hendaknya diversivikasi oleh pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu.
6. Menyusun uraian dan spesifikasi pekerjaan.
7. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

 

2.8  Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama, yakni:

1. Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari informasi sekitar 3 aspek, yaitu:

a. Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian.

b.   Kewajiban (duties) umum dari orang yang memegang suatu kedudukan.

c.   Kualifikasi (qualification) minimal yang layak untuk diterima.

 

2.  Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan aspek-aspek, yaitu:

a.     Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan;

b. Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan serta kondisinya;

c.     Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan organisasi;

d.   SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima;

e.  Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. 

 

2.9  Sifat dari Analisis Jabatan

Definisinya: Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

1. Melalui analisis jabatan diperoleh informasi: aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan dan tuntutan, manusiawi.

2.    Kegunaan dari informasi analisis jabatan: perekrutan dan seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas.

3. Langkah ke dua dalam analisis jabatan: identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dengan pemegang jabatan, dikembangkan.

 

2.10  Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1.    Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary atau log.

2.    Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler:1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.    Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

 

2.11  Klasifikasi Pekerjaan

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya:

1.  Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

2.  Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

3.  Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

4.   Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

5.   Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan? 

6.   Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

7.   Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan? 

 

2.12  Politik Reklasifikasi

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan reklasifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu:

1.    Reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji.

2.    Reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)

BAB III

PENUTUP

 

3.1  Kesimpulan

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Pengumpulan data dalam analisa pekerjaan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu: Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan.

Proses penyelenggaraan dalam analisa pekerjaan ada beberapa tahap-tahap, yaitu: Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusi hasil pengolahan data.

 

3.2  Saran

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

 

 

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks

Handoko, Hani T. Manajemen Personalia dan sumber Daya Manusia. Yogyakarta: 1993.

Moekijat. Analisa Jabatan. Bandung: Alumni, 1982.

Nitisemito, Alex S. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1982.

https://www.academia.edu/35210984/Makalah_msdm. Diakses pada tanggal 7 Oktober 2021. Pukul 10.55 WIB.